会社でスケジュール管理ソフトを使おう【メリットが満載】

CHAT

手軽に情報が送れるアプリ

チャットアプリは、PCやスマホでのメッセージの交換がリアルタイムで行えるアプリケーションです。1対1のみならず多対多のやり取りも可能なので、同じ部や課のメンバーがすみやかに情報を共有するためのツールとしても役に立ちます。

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男女

採用をスピーディーに

近年登場した新しい面接の形に動画面接があります。Webを通じて行う面接のことで、採用がスピーディーにできる、受験者の負担を減らせるため多様な人材を確保しやすくなるなどのメリットがあります。不向きな職種もあるので注意が必要です。

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カレンダー

個人ではなく全員で

個人だけでスケジュールを管理するのは非効率なので、全員で使えるソフトの導入を考えることをおすすめします。パソコンだけではなくスマートフォンからも利用できる製品なら、さらに利便性がアップするので、導入するなら対応しているものを選びましょう。

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吹き出し

社内の連絡を効率化

チャットアプリをスマホやタブレットなどにインストールすると、無料でメッセージのやり取りができるようになります。また、チャットアプリにはさまざまな機能が付随しているため、有料版を導入しなくても、社内のコミュニケーションが円滑に進みます。

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面接

採用面接のスピードアップ

採用を行うさいには面接を必ず行うことになりますが、面接は企業にとっても求職者にとっても大きな負担です。この負担を軽減するのが動画面接です。動画面接であれば企業も求職者も時間調整が行いやすく、また面接会場も不要といったメリットがあります。

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予定や計画の管理

カレンダー

個人向けとグループ向け

ビジネスにおいてスケジュールを管理することは非常に大切です。以前は手書きのスケジュール帳を持ち歩いて管理することが一般的でしたが、最近ではスケジュール管理ソフトを用いる人も少なくありません。手帳を持ち歩かずに済む、パソコンやタブレット、スマートフォンからでも確認できる、用件をアイコンなどでお知らせしてくれるなど様々なメリットがあります。ではソフトを選ぶとき、どのような事に気をつければ良いのでしょうか。スケジュールソフトを選ぶうえでまず確認したいのが、自分のスケジュールだけを管理するのか、グループや部下など複数人を管理する必要があるのかということです。自分のスケジュールだけを管理する場合には、次のポイントに注意するとよいでしょう。まず日々入っている予定を忘れない為にぱっと見て分かりやすい表示である事です。次に目標の達成のために立てている計画に沿っているかなど計画通りに物事が進んでいるかが確認できることです。そして予定の優先順位が分かりやすいかということです。では複数人のスケジュールを管理する場合に気をつける事ですが、この場合誰がどの役割を担っているか、メンバーのスキルや仕事量、全体の進捗状況などを把握する必要があります。注意するポイントは日程だけでなく時間や、担当者名、進捗状況のグラフ化の表示ができるソフトであればタイムリーに全体の状況を把握できるということです。自分が管理するものを明確にし、必要な機能を洗い出してからソフトを選ぶことで仕事がより円滑に進んでいくはずです。

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